10 važnih stvari za uspešno upravljanje projektima

0

Bez obzira o kojoj se vrsti projekta radi svi imaju specifičan cilj koji treba ostvariti u određenom vremenu i sa planiranim troškovima. Put od iniciranja projekta, preko realizacije, pa do konačnog završetka je dug i zahtevan. Upravljanje projektima je kompleksno, ali se može unaprediti i naučiti. U tome nam može pomoći ovo uputstvo za vođenje projekata. Tačno je da projekat podleže uticaju velikog broja promena i zato je važno znati kako vratiti projekat na pravi put i uspešno ga dovesti do kraja. Sledi lista stvari koja će vam u tome pomoći:

10 važnih stvari za upravljanje projektima

1.Jasni ciljevi projekta

Za uspešno upravljanje projektom potrebno je da, pre samog početka, imate ispred sebe sve potrebne detalje u pisanom obliku. Na taj način ćete osigurati da vremenski okvir i realan budžet budu sastavljeni i dogovoreni od strane svih zainteresovanih učesnika projekta. Definisanje jasnih ciljeva na ovaj način pomoćiće vam i u odabiru pravog tima koji će raditi na projektu. Takođe vam pomaže da izbegnete „pomeranje opsega“ kada klijent poželi izvesne promene. Svakako će projekat naići na male promene pre svog završetka, ali kada na početku postoje jasni ciljevi imaćete punu kontrolu nad projektom.

2. Planiranje

Važna faza projektnog menadžmenta je dobro planiranje. Uspeh projekta u mnogome zavisi od postavljanja i planiranja realnih troškova, vremena i resursa. Mnogi projekti propadaju samo zato što se podcenjuju vremenska ili novčana ograničenja. Da bi se što uspešnije vodio projekat, dobro je napraviti analizu podataka o učinku sličnih ranijih projekata. Potrebno je obratiti pažnju na:

  • Zadatke uključene u projekat
  • Budžet potrošen po pojedinačnom zadatku
  • Vreme utrošeno na svaki pojedinačni zadatak
  • Raspodela aktivnosti u projektnom timu

Planiranjem na projektu postižu se i dodatne vrednosti:

  • Kreiranje plana utiče na učesnike u projektu da sagledaju ključne aspekte samog projekta, kao i njihovu međusobnu zavisnost
  • Pruža mogućnost stvaranja rasporeda korišćenja resursa kako na projektu, tako i u samoj organizaciji
  • Plan pomaže da se prati napredak, a time se eventualna odstupanja uočavaju na vreme i pravovremeno se reaguje
  • Plan je takođe i dobro sredstvo komuikacije. Zahvaljujući planu svako, od članova projektnog tima kao i ostale zainteresovane strane, imaju isto saznanje o rokovima i važnosti poštovanja tih rokova
  • Plan pruža sigurnost da se stvari neće zaboravljati, da se neće kretati kasnije sa određenim zadacima ili da će veći broj ljudi bespotrebno raditi na istom zadatku

3. Kontrola

Kontrola je posebno značajna sa aspekta preventive, kako bi se preduzele odgovarajuće mere i planirala i angažovala potrebna sredstva u narednom periodu. Važno je voditi računa da se projekat odvija u roku, jer je vreme jedan od preduslova i za druge kriterijume kao što su troškovi. Svako prekoračenje roka ima za posledicu i poskupljenje projekta.

4. Procena i kontrola rizika

Umeće procene i kontrolisanja rizika važno je za uspešno upravljanje projektom. Efektivno upravljanje projektom planira rizike na samom početku. Potrebno je da i članovi projektnog tima imaju svest o rizicima projekta. Postoje određeni načini da se identifikovani rizici prevaziđu:

Prevencija – sprečavaje pojave rizika ili njegovog uticaja na projekat

Redukcija – primena mera koje smanjuju verovatnoću da dodje do rizika ili njegovog uticaja ukoliko se desi

Primena plana u vandrednim situacijama – podrazumeva postojanje rezervih planova i resursa

Prihvatanje rizika u formi u kojoj postoji bez preduzimanja korektivnih mera, što se primenjuje jedino u slučajevima kada je rizik mali i ne utiče značajno na konačan ishod projekta

5. Podrška top menadžmenta

Projekat može biti uspešan ako imate podršku top menadžmenta. Za uspešan put od iniciranja do realizacije projekta, neophodno je da vaši ciljevi budu podržani od menadžmenta.

6. Jasna komunikacija u projektnom timu

Potrebno je osigurati da svi članovi tima znaju koji su ciljevi projekta i kako ih ostvariti. Važna je dobra komunikacija u samom timu, kao i razumevanje svake promene plana. Kratki i česti sastanci, efikasniji su od dugih i retkih sastanaka jer omogućavaju da se lakše i brže uoče problemi i na vreme rešavaju. Na ovaj način održava se i visok nivo motivacije i morala u timu jer pomaže da se svi osećaju uključeno. Tako se promoviše dobar timski rad.

7. Komunikacija sa klijentom

Dobra i stalna komunikacija sa klijentom je takođe važna za uspeh projekta. Obaveštavajte klijenta o napretku projekta kao i o eventualnim problemima i naravno poslušajte i njegovu povratnu informaciju. Na ovaj način nećete reskirati da klijent bude nezadovoljan bilo kojim korakom koji ste preduzeli.

8. Iskustvo i učenje

Iskustvo stečeno kroz prethodni rad treba da predstavlja dalju motivaciju da idete napred. Učenjem se postiže stručnost. Stalnim usavršavanjem unapređujete svoje znanje a to svakako značajno doprinosi vašem kvalitetnom i efikasnom radu na projektu.

9. Poslovna etika

Poslovna etika je veoma važa preduslov za stvaranje dobrih rukovodioca projekta, a dobar rukovodilac projekta je veoma važna karika u realizaciji uspeših projekata. Rukovodilac projekta treba da bude strateški i operativno orijentisan i da na najbolji način kreira plan svakog projekta. On mora biti osoba koju ostatak tima poštuje i podržava. Pozitivna radna atmosfera od značaja je za normalo obavljanje zadataka. Zadaci moraju biti raspoređeni po ulogama i svako od učesnika u timu mora uzeti u obzir cilj celokupnog projekta prilikom izvršenja svog dela zadatka.

10. Analiza projekta u cilju poboljšanja narednih projekata

Po završetku projekta, važno je da preispitate svoj rad i učite iz svojih postupaka. Ohrabrite svoje članove tima i klijente da vam daju povratnu informaciju kako biste imali kompletnu sliku stanja. To će vam pomoći da težite ka poboljšanju i budete korak ispred. Upravljanje projektima je kontinuirani proces analize, određivanja prioriteta i pregleda kako bi se efikasno donosile prave odluke. Budite fokusirani i organizovani u svakoj fazi projekta i odradićete odličan posao.

Promo tekst

Postavi komentar

Please enter your comment!
Please enter your name here